Sin lugar a dudas la gestión de proyectos debe escribir nuevas páginas en sus guías, gracias a la “nueva normalidad” planteada por la pandemia del SARS-CoV-2; varios ámbitos y cambios de estrategia fueron servidos fríos y sin planificación.
En mis años de experiencia en gestión de proyectos, siempre he abogado por mantener un buen manejo de la comunicación asertiva y un liderazgo de influencia, y precisamente estos puntos se han transformado en la piedra angular del éxito de los proyectos.
La comunicación en 2021
La literatura especializada en el tema de Gestión de Proyectos, indica que un buen PM (Project Manager) dedica entre un 75% y un 90% de su tiempo comunicando, y con el tema de la virtualidad este punto se complicó en gran medida con el asentamiento de la “comunicación fría”.
La “comunicación fría”, como algunos le llaman a comunicación escrita vía correos o chats, suele tener detractores porque tiende a generar roces debido a que el tono con que el emisor redacta, puede ser diferente del tono que el receptor le pone al mensaje.
En el pasado, este tipo de inconvenientes se resolvía con una “conversación de pasillo” o una llamada rápida aclarando los malentendidos; pero ahora, ese tipo de solución no es sostenible y algunas veces imposible de cumplir por razones de ubicación física, por lo que se dispara la urgencia de perfeccionar las habilidades de “comunicación fría” más aún ahora en la nueva normalidad. De ahí que uno de los retos principales del PM está en cómo lograr que su comunicación escrita, verbal y no verbal tenga un buen nivel de entendimiento integral por parte de los receptores (tono, intención y mensaje).
En la guía PMBOK existe todo un capítulo concentrado en la necesidad de que el PM se asegure de dominar este arte de la comunicación. Según la guía: existen las 5 C’S para la comunicación efectiva en los proyectos: Correcto, Conciso, Claro, Coherente, Controlado. Todas importantes; pero, en este artículo abordaré las dos primeras:
- Correcto: Gramática y ortografía correcta. Una mala ortografía o gramática genera distracción y en muchas ocasiones erosiona la credibilidad del mensaje.
- Conciso: mensaje conciso, con solo las palabras necesarias y bien elaborado, reduce la oportunidad de malas interpretaciones.
Es decir, que un mensaje que cumple con ser Correcto y Conciso reduce el riesgo de malos entendidos, es capaz de potenciar la fluidez. Un emisor que acostumbra a su equipo a mensajes correctos y concisos, genera en su equipo la confianza de que el mensaje emitido tendrá ninguna o pocas oportunidades de ser entendido de una manera distinta por los diferentes integrantes del equipo. De ahí que es estratégico, prudente y sabio ocuparse en afinar las habilidades de comunicación para hacerlo eficazmente.
Liderazgo
El reto de generar la adecuada sinergia, compromiso y cohesión de equipo es prioridad. Un excelente comunicador puede devaluar su mensaje al no tener ganada la confianza de su equipo, el PM debe generar la certeza de que, con su presencia en el proyecto, las cosas prosperarán.
En el pasado, los miembros de equipo veían a sus líderes interactuar en la vida cotidiana y de esta manera generaban su influencia. Hoy en la virtualidad ¿Cómo se logra generar una influencia?, ¿Cómo mi equipo puede percibir la capacidad de negociación, manejo del alcance del proyecto, manejo de cliente, manejo de situaciones, entre otros; si no tienen la oportunidad de compartir oficina o espacio físico?
Una respuesta que parece tener sentido es que debemos usar los momentos juntos (en su mayoría reuniones) para permear en el equipo nuestra visión y liderazgo y de la mano de esto: generar evidencias del resultado de nuestro liderazgo.
Las evidencias de nuestro liderazgo son aquellos esfuerzos tangibles, que contribuyan a generar una influencia de impacto positivo en la gestión. Éstas deben ser intencionales, citemos, por ejemplo:
- Liderar por medio del diseño de un modelo eficiente de atención de issues o stoppers de la ejecución del proyecto. Separar desde su raíz un correo o mensaje en categorías ayuda a dosificar esfuerzos y tiempos de primera entrada. Esto da un mensaje de que existe la capacidad y voluntad de manejar conflictos.
- Liderar por medio de creación de SLA razonable (que como PM debe cumplir) para dar respuesta a correos de su equipo para temas que no parecen urgentes.
El PM puede caer en el error de no contestar los correos de su equipo interno (sin el compromiso de darles respuesta) para darle prioridad a los urgentes o del cliente, lo cual no está mal; pero, debe tener un protocolo interno para no dejar “en visto” a su gente de manera crónica. No cuidar el contestar correos o mensajes del equipo interno podría emanar mensajes como: Incapacidad de manejar el tiempo por parte del PM, Falta de habilidad para priorizar, no lograr minimizar importancia o necesidades del equipo.
- Liderar por medio de un manejo profesional de reuniones. Las reuniones son el principal trampolín para generar influencia así que no olvide:
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- Llevar agenda.
- Respetar agenda.
- Procurar que las intervenciones que solicite del resto sean para generar valor.
- Escuchar activamente.
- Intervenir adecuadamente.
- Respete el tiempo de la reunión.
- Los acuerdos que se asuman deben cumplirse.
Enfocar al equipo en los objetivos del proyecto; potencia la ejecución, ya que todo equipo trabaja mejor cuando conoce los objetivos del proyecto y comprenden el sentido de sus tareas. Lo anterior, definitivamente es un tema que apunta a mejorar habilidades blandas y equilibrarlas con las habilidades técnicas de gestión de proyectos.
Equipos manejados de manera remota no tienen la influencia del entorno de la empresa, su entorno es el propio de cada hogar o lugar de trabajo; por eso, crear un ambiente de trabajo dentro del proyecto que transcienda paredes es un reto y un arte; definitivamente un tema que da para muchas páginas más.
El manejo de proyectos en BD/ Consultores
En la empresa en la que trabajo, para garantizar una excelente implementación y calidad en la ejecución de los proyectos de nuestra compañía, es de suma importancia el manejo y control estandarizado y homogenizado de los mismos, por esta razón BD Consultores, en aras de ser cada día mejor y garantizar las mejores prácticas en la ejecución de sus proyectos, provee por medio de nuestra Oficina de Administración de Proyectos (PMO), las mejores prácticas de la industria asegurando una gestión e implementación de proyectos de clase mundial.
La mejora continua en la gestión de los proyectos es nuestro objetivo, por eso implementamos métricas internas de desempeño, basadas en los más altos y reconocidos estándares de gestión de Proyectos, para procurar una satisfacción completa en el alcance de lo solicitado, el tiempo de entrega, el costo acordado y con calidad de clase mundial.
